A respeito da gestão de documentos, julgue o item subsequente.
As atividades de um serviço de protocolo ocorrem na fase de arquivo intermediário.
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Certo
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Errado
Questões de Protocolo (Arquivologia)
Considerando os conceitos, as práticas e as legislações arquivísticas, julgue o item.
As atividades do setor de protocolo incluem o recebimento, o registro e a distribuição de correspondências; quanto à identificação das correspondências oficiais, é devida a abertura de todas elas, para que seja possível classificá-las e encaminhá-las ao destinatário correto.
- Certo
- Errado
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Foz Previdência (FOZPREV) - Analista Previdenciário - Arquivologia - FUNDATEC (2023)
Em 1989, Rhoads realizou um estudo do Programa de Gestão de Documentos e Arquivos (RAMP), por meio da Divisão do Programa Geral de Informação da UNESCO, e se tornou um referencial inicial para a arquivologia moderna, especialmente no que tange aos aspectos essenciais de compreensão da gestão documental. O referido Programa, por sua vez, trouxe uma sequência de ações essenciais ao controle da criação dos documentos. Com base nessa grande função arquivística, que é a criação/produção de documentos, analise as assertivas abaixo:
I. A criação de documentos constitui a primeira fase da gestão, pois é a partir dela que se evitará a criação de documentos não essenciais, reduzindo-se o volume dos que serão guardados, controlados, armazenados e eliminados.
II. A gestão dos formulários constitui parte integrante de uma gestão de documentos de arquivo, pois é a partir dela em que são estabelecidas ações de controle sobre o número de exemplares que deverão ser preparados e arquivados, além de se promover um sistema de formulários uniforme.
III. A gestão de correspondências constitui ferramenta essencial à gestão de documentos de arquivo, pois se ocupa da qualidade e da duração dos materiais de registro, especialmente das cópias e dos documentos enviados, além de assegurar que o fundo e a forma sejam adequados.
Quais estão corretas?
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A Apenas I.
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B Apenas II.
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C Apenas I e III.
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D Apenas II e III.
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E I, II e III.
Sobre as atividades do setor de protocolo, pode-se afirmar como incorreto:
- A É responsável pelo recebimento da correspondência da organização.
- B Realiza a separação da correspondência oficial da particular.
- C Efetua a colocação do carimbo ou etiqueta de protocolo, contendo dados relativos à data, hora do recebimento, entre outras.
- D Envio de correspondências a outras instituições não é atividade do protocolo.
- E Faz controle dos documentos que tramitam no órgão, de modo a assegurar a sua imediata localização.
Nos serviços de protocolo, o ato de abrir um processo, prevendo as análises, as informações, os despachos e as decisões que deverá receber de diversas unidades organizacionais de uma instituição, é conhecido como
- A expedição.
- B tramitação.
- C movimentação.
- D fluxo informacional.
- E autuação.