Para atingir clareza em seu texto, o servidor deve, entre outros fatores, ordenar suas ideias, com as palavras bem dispostas nas frases e as intercalações reduzidas, e utilizar corretamente a pontuação.
O servidor deve atentar-se ao padrão ofício de diagramação, sem esquecer-se de incluir o nome, o endereço e o cargo do destinatário.
Caso o destinatário ocupe um cargo hierarquicamente inferior ao do remetente, o fecho adequado para o documento será “Cordialmente”.
O campo assunto pode ser dispensado caso o ofício seja de mero encaminhamento de documento, uma vez que não há necessidade de resumir o texto.
O documento utilizado por ministro de Estado que desejar convidar outro ministro para a mesa de abertura de um seminário é a mensagem.